Een Europese diplomatieke dienst voert het Gemeenschappelijk Buitenlands en Veiligheidsbeleid (GBVB) van de EU uit om vrede, welvaart, veiligheid en de belangen van de EU wereldwijd te bevorderen. Het brengt Europese ambtenaren, diplomaten van EU-lidstaten, nationale experts en lokaal personeel wereldwijd samen.
De organisatie ondersteunt de Hoge Vertegenwoordiger bij de uitoefening van haar mandaat om het GBVB van de Unie te sturen, inclusief het Gemeenschappelijk Veiligheids- en Defensiebeleid (GVDB), om de EU te vertegenwoordigen in zaken die verband houden met het GBVB en om de Raad Buitenlandse Zaken voor te zitten.
Het ondersteunt haar ook als Vicevoorzitter van de Commissie met betrekking tot haar verantwoordelijkheden binnen de Commissie, inclusief de coördinatie van andere aspecten van het externe optreden van de EU. De organisatie werkt nauw samen met de EU-lidstaten, het Secretariaat-Generaal van de Raad, de diensten van de Commissie en het Secretariaat-Generaal van het Europees Parlement.
De organisatie is verantwoordelijk voor het beheer van het netwerk van 145 Unie-delegaties en -kantoren wereldwijd. Deze diplomatieke vertegenwoordigingen spelen een vitale rol bij het vertegenwoordigen van de EU in het land waar ze gevestigd zijn, bij het bevorderen van de waarden en belangen van de EU, en bij het opbouwen van netwerken en partnerschappen. Ze zijn verantwoordelijk voor alle beleidsterreinen van de relatie tussen de EU en het gastland/de gastorganisatie.
De relevante afdeling is verantwoordelijk voor het vaststellen, verwerken en uitbetalen van individuele personeelsrechten in delegaties, voor de ondersteuning van bedrijfscontinuïteit in EU-delegaties op administratief gebied en voor de functie van persoonlijk assistent van het hoofd van de delegatie. De afdeling coördineert ook het mentorprogramma voor de nieuw aangestelde hoofden van administratie en persoonlijke assistenten van hoofden van delegaties en draagt bij aan hun selectie en opleiding.
De functie van Assistent Financiën en Contracten (contractagent FGIII) conform artikel 3b van de Dienstvoorwaarden voor andere personeelsleden van de Europese Unie. Je assisteert bij het waarborgen van de conformiteit van financiële operaties met legaliteit, regelmaat, interne procedures en gezond financieel beheer, en draagt bij aan de rapportage en monitoring van verbintenissen, uitgaven en terugvorderingen.
Wat je doet
Remuneratie, rechten en verplichtingen.
- Beheer van alle Annex X-rechten die door de relevante afdeling worden beheerd (installatie, hervestiging, jaarlijkse reizen, TUD-reizen, verhuizingen, Art.23 huisvesting, onderwijstoelage)
- Berekeningen en betaling van lokale personeelssalarissen inclusief overwerk
- Medische vergoedingen – Voorafgaande raadpleging van geschiktheid en procedures, berekening en verificatie voor vergoedingen van medische uitgaven
Boekhouding.
- Zorgen voor correcte en tijdige financiële initiatie en/of verificatie van transacties
- Zorgen voor de regelmatigheid en legaliteit van verbintenissen en betalingen
- Adviseren over gezond financieel beheer aan alle belanghebbenden
- Financiële circuits, voorbereiding van financiële dossiers
- Back-up voor de administratie in de delegaties indien nodig
Budget- en financiële monitoring en rapportage.
- Budgetvereisten, toewijzing en rapportage
- Opvolging van budgetverbruik
- Opvolging van het verbruik van verbintenissen en betalingskredieten
Human Resource Management.
- Juridisch overzicht en assistentie bij human resource management - Analyse van lokale wetgevingsdocumenten en vergelijking met interne procedures
- Voorbereiding van administratieve dossiers
- Regionaal overzicht; back-up voor de administratie in de delegaties indien nodig
Wat ze vragen
Geschiktheidscriteria.
- Geslaagd voor een geldige EPSO CAST in een geldige functieklasse voor deze functie, of geregistreerd in de permanente EPSO CAST in een geldige functieklasse voor deze functie
- Een niveau van postsecundair onderwijs, bevestigd door een diploma, of een niveau van secundair onderwijs, bevestigd door een diploma dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs en passende beroepservaring van drie jaar
- De capaciteit om te werken in de talen van het GBVB en externe betrekkingen (Engels en Frans) die nodig zijn voor de uitvoering van de taken
- Een onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie en genieten van volledige burgerrechten
Selectiecriteria.
- Aantoonbare beroepservaring (minimaal 2 jaar) met ten minste twee van de volgende domeinen: boekhouding, financiële operaties, HRM-procedures en -instrumenten
- Het vermogen om diplomatieke betrekkingen te onderhouden en vertegenwoordiging en communicatie te waarborgen in een complexe, multiculturele omgeving
- De capaciteit om constructieve werkrelaties op te bouwen met nationale autoriteiten, het maatschappelijk middenveld, internationale organisaties en EU-lidstaten
- Sterke opstel- en analytische vaardigheden gecombineerd met een gezond oordeel
- Kennis van externe betrekkingen, interne beleidslijnen en de werking van de Unie
- Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om een netwerk van contacten op te bouwen en te onderhouden, zowel binnen als buiten de organisatie
- Het vermogen om duidelijk te communiceren over complexe kwesties en de capaciteit om nauwkeurig en flexibel diverse taken uit te voeren in een complexe institutionele omgeving
- Sterke servicegerichtheid
- Een flexibele teamspeler
Wensen
- Ervaring met werken in een team in een multidisciplinaire en multiculturele omgeving
- Ervaring met werken met of binnen andere EU-instellingen
- Ervaring met werken met of binnen een diplomatieke vertegenwoordiging of EU-delegatie
- Vloeiend in een van deze talen: Spaans, Arabisch, Russisch of Portugees
Praktisch
Deze vacature betreft een reservelijst die twee jaar geldig is. De organisatie streeft ernaar een dynamische, respectvolle en inclusieve dienst te zijn. We waarderen het talent en de professionele excellentie van ons personeel en zetten ons in voor het opbouwen van een organisatie waar gendergelijkheid en respect voor diversiteit kernwaarden zijn.
De organisatie zet zich in voor het bereiken van genderbalans binnen haar personeelsbestand en streeft ernaar elke vorm van discriminatie tijdens deze selectieprocedure te vermijden. We verwelkomen actief sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten zonder enige discriminatie op welke grond dan ook.
We verbinden ons ertoe kandidaten te werven met de hoogste standaard van bekwaamheid, efficiëntie en integriteit, waarbij een selectie wordt uitgevoerd op basis van de voor de functie vereiste verdiensten en vanuit een zo breed mogelijke geografische basis onder de EU-lidstaten. De organisatie zet zich in om te werken met mensen met een handicap. Als u, vanwege uw medische toestand of speciale behoeften, redelijke aanpassingen nodig heeft voor een deel of de gehele selectieprocedure, stuur dan een e-mail.
Uw verzoek wordt strikt vertrouwelijk behandeld en er wordt geen dossier bijgehouden. Als een kandidaat met een handicap wordt geselecteerd voor een vacante functie, zet de organisatie zich in om redelijke aanpassingen te bieden.
Alle geselecteerde kandidaten worden geacht zich te houden aan de principes van professioneel gedrag van de organisatie, die de noodzaak van integriteit, transparantie, respect, professionaliteit en verantwoordelijkheid, en een nultolerantiebeleid ten aanzien van elke vorm van intimidatie schetsen. Stuur uw CV en motivatiebrief (met uw EPSO CAST-nummer), in het Engels of Frans, en de bijgevoegde verklaring van potentiële belangenverstrengeling via e-mail, met verwijzing naar het vacaturenummer in het onderwerpveld.
Kandidaten dienen hun CV op te stellen met behulp van het Europass CV. Te late sollicitaties worden niet geaccepteerd. De voorselectie wordt gedaan door een panel op basis van de kwalificaties en de beroepservaring die in het CV en de motivatiebrief zijn beschreven. De voorselecteerde kandidaten die het beste voldoen aan de selectiecriteria, worden uitgenodigd voor een interview. Het selectiepanel kan, na het interview, besluiten schriftelijke tests te organiseren.
Voorselecteerde kandidaten zonder een geldige CAST worden uitgenodigd om het CAST-examen af te leggen voor of na de interviewfase. Het panel zal vervolgens een shortlist van kandidaten aanbevelen voor een definitieve beslissing. Als de succesvolle kandidaat de functie accepteert, wordt verwacht dat hij/zij de taken op zich neemt. Hun sollicitaties naar andere vacante functies binnen de organisatie worden dan pas na twee jaar in de functie in overweging genomen.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.