Terug naar overzicht
Vandaag zichtbaar op IKONSNieuwPopulair
AntwerpenOp locatieUren in overleg<3mnd
Een uitdagende functie met veel autonomie en verantwoordelijkheid binnen een dynamische organisatie.
- Mogelijkheid tot continue professionele ontwikkeling.
- De kans om mee te werken aan veranderings- en verbeteringsprojecten.
- Variatie in opdrachten bij toonaangevende opdrachtgevers.
Wat je doet
- Beheren en ondersteunen van de volledige documentflow: van indiening en controle tot review, goedkeuring en vrijgave.
- Zorgen voor een correct ingericht en efficiënt gebruikt Document Management Systeem (DMS).
- Aanpassen van goedkeuringsflows in overleg met projectstakeholders wanneer extra stappen of specifieke afspraken vereist zijn.
- Beheren van toegangsrechten om te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie.
- Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringen voor actuele informatie.
- Beheren van de volledige levenscyclus van projectdocumentatie, zoals:
- as-built dossiers
- constructiedossiers
- exploitatiedossiers
- technische projectdocumentatie
- Registreren en centraliseren van documenten in het daarvoor voorziene systeem (geen opmaak van technische documenten).
- Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.
- Ondersteunen bij interne en externe audits door te zorgen voor volledige en correcte documentatie.
- Controleren van documenten op volledigheid en vormvereisten aan de hand van een vaste checklist (geen beoordeling van technische inhoud).
- Letten op correcte naamgeving, classificatie en structuur van documenten.
- Aanspreekpunt zijn voor documentatievragen binnen projecten.
- Uitleggen van documentprocessen en workflows aan collega's en externe partijen.
- Actief opvolgen van openstaande documenten en aanspreken van betrokken partijen bij vertragingen.
- Signaleren van mogelijke knelpunten of risico's en deze tijdig onder de aandacht brengen van de projectleider.
- Ondersteunen van projectleiders bij het plannen en opvolgen van documentatie.
- Maken van rapportages over de status van documenten en de voortgang van documentstromen.
- Beheren van toegangen tot projectdocumentatie voor externe medewerkers.
- Ondersteunen bij algemene administratieve taken, zoals het beheren van projectmailboxen en het maken van vergaderverslagen.
- Actief meedenken over efficiëntere en duidelijkere inrichting van documentbeheerprocessen.
Wat ze vragen
- Nederlandstalig en vlot communiceren met verschillende stakeholders.
- Interesse in documentbeheer en gestructureerd en nauwkeurig werken.
- Ervaring in een grote, technische projectomgeving is een plus.
- Ervaring binnen bijvoorbeeld bouw, industriële installaties, engineering, ontmantelingsprojecten of andere sterk gereguleerde omgevingen is een plus.
- Vertrouwd met technische projectdocumentatie, zoals as-built-, constructie- en exploitatiedossiers.
- Ervaring binnen sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een andere technische omgeving is een plus.
- Administratief sterk en oog voor detail.
- Communicatief en durft mensen professioneel aan te spreken bij ontbrekende informatie of gemiste deadlines.
- Werkt graag samen met projectleiders, engineers, aannemers en andere stakeholders.
- Zelfstandig, proactief en denkt in oplossingen.
- Bereid om zich op lange termijn aan de organisatie en de functie te verbinden.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.