Terug naar overzicht
Vandaag zichtbaar op IKONSNieuwPopulair
BrusselOp locatie0 uur/week<3mnd
Deze functie betreft een secretariële rol binnen een afdeling die zich richt op democratie en verkiezingswaarneming binnen een Europese instelling. De succesvolle kandidaat zal algemene secretariële en logistieke ondersteuning bieden aan het management en de afdeling. De functie omvat regelmatige contacten met andere diensten van de instelling.
Wat je doet
- Efficiënte secretariële ondersteuning bieden.
- Diverse administratieve taken uitvoeren, zoals agendabeheer, telefoongesprekken filteren, archiveren en benodigdheden bestellen, en correspondentie afhandelen.
- Documentbeheer, inclusief registratie van inkomende en uitgaande correspondentie in relevante systemen.
- Logistieke ondersteuning bieden voor de organisatie van vergaderingen en briefings: ruimtes reserveren, bezoekers registreren, accreditatie aanvragen voor hooggeplaatste bezoekers en werkdocumentenmappen samenstellen.
- Coördineren van de creatie, actualisering en het ophalen van documenten en gegevens in de juiste bestanden of IT-databases.
- Post openen in de functionele mailbox van de afdeling en beantwoorden/toewijzen indien nodig.
- Zorgen voor de opvolging van briefingaanvragen en het respecteren van deadlines.
- Missies organiseren (missieorders en onkostenoverzichten voorbereiden, reizen en accommodatie boeken).
- Back-up zijn voor de andere secretaris van de afdeling.
Eisen
- Geslaagd zijn voor een geldig EPSO CAST-examen in een geldige functieklasse voor deze functie, of geregistreerd zijn in de EPSO Permanent CAST in een geldige functieklasse.
- Een diploma van postsecundair onderwijs of een diploma van secundair onderwijs dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs, aangevuld met drie jaar relevante beroepservaring.
- De capaciteit hebben om te werken in de talen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken (Engels en Frans).
- Nationaliteit bezitten van een van de lidstaten van de Europese Unie en volledige burgerrechten genieten.
Wensen
- Aantoonbare ervaring op administratief ondersteunend gebied.
- Goed initiatief, prioriteringsvermogen en teamwerk.
- Gedegen computervaardigheden (MS Office) en goede kennis van standaard administratieve, workflow-gebaseerde IT-applicaties.
- Goede beheersing van het Engels.
- Kennis van het Frans is een pluspunt.
- Ervaring met of binnen Europese instellingen wordt als een sterk pluspunt beschouwd.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.