Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt en de verbindende factor binnen een vestiging van een technologiebedrijf. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkomgeving goed georganiseerd, gastvrij, professioneel en prettig is en dat medewerkers zich gezien, betrokken en verbonden voelen. De functie gaat verder dan facilitaire en administratieve zaken; je bent de bewaker van de cultuur en sfeer op de vestiging.
Je voelt aan wat er speelt en stimuleert verbinding tussen collega's en afdelingen, vooral binnen een organisatie met veel technisch en inhoudelijk gespecialiseerde collega's. Je vormt de schakel tussen mensen, organisatie en werkomgeving.
Wat je doet
De Office Manager heeft zes belangrijke aandachtsgebieden:
- Cultuur, verbinding & medewerkerstevredenheid:
- Bewaken en versterken van de cultuur en sfeer binnen de vestiging.
- Fungeren als verbindende factor tussen collega's, teams en afdelingen.
- Zorgen voor een open, toegankelijke en gastvrije werkomgeving.
- Aandacht hebben voor medewerkers en bijdragen aan het gevoel van betrokkenheid en verbondenheid.
- Een positieve en professionele uitstraling van de vestiging bewaken.
- Facilitaire zaken & pandbeheer:
- Coördineren van schoonmaak, pand en tuinonderhoud, storingen, voorraad en overige facilitaire zaken.
- Contact onderhouden met leveranciers, gebouwbeheer en externe partijen.
- Signaleren van knelpunten en zorgen dat deze tijdig worden opgepakt.
- Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening en waar nodig leveranciers aanspreken op gemaakte afspraken.
- Beheren en verder professionaliseren van processen rondom pandbeheer, sleutelbeheer en facilitaire dienstverlening.
- Office management & dagelijkse organisatie:
- Zorgen dat de kantoororganisatie soepel verloopt.
- Coördineren, beheren en aanvullen van kantoor- en keukenbenodigdheden.
- Onderhouden van een actueel Office Management overzicht met processen, contactpersonen, werkwijzen en belangrijke informatie.
- Onboarding:
- Coördineren van het praktische gedeelte van de onboarding van nieuwe medewerkers (welkomstkaart, tas/merchandise, sleutels).
- Nieuwe medewerkers wegwijs maken binnen de vestiging (i.o.m. teamleads) en zorgen voor een warme ontvangst.
- Bijeenkomsten, communicatie & interne verbinding:
- Organiseren en faciliteren van teamuitjes en bijeenkomsten.
- Ondersteunen van interne activiteiten en initiatieven die bijdragen aan verbinding en teamgevoel.
- Verzorgen van interne communicatie rondom kantoorzaken, activiteiten en ontwikkelingen.
- Fungeren als laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische vragen/zaken en signalen vanuit de organisatie.
- Contacten onderhouden met afdelingen en andere vestigingen.
- Managementondersteuning:
- Ondersteuning bij beheren, plannen, coördineren en structureren van de agenda van een directielid.
- Proactief signaleren van knelpunten of conflicterende afspraken en hierin zelfstandig oplossingen voorstellen.
- Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het inplannen van afspraken met het directielid.
Profiel
De Office Manager als sfeer/cultuurdrager:
- Verbinding creëren tussen collega's.
- Aandacht hebben voor medewerkers die minder snel zelf de verbinding zoeken.
- Signaleren wanneer de sfeer, samenwerking of betrokkenheid aandacht nodig heeft.
- De menselijke kant binnen een sterk inhoudelijk en technisch georiënteerde organisatie bewaken.
- Een brug vormen tussen management en medewerkers zonder daarbij de formele verantwoordelijkheid van managers over te nemen.
Wat ze vragen
Naast organisatorische vaardigheden zijn de volgende eigenschappen belangrijk:
- Verbindend
- Gastvrij en toegankelijk
- Proactief en initiatiefrijk
- Organisatorisch sterk
- Communicatief vaardig
- Servicegericht
- Sociaal sensitief
- Oplossingsgericht
- Zelfstandig
- Resultaatgericht
- Goed in het onderhouden van relaties
- In staat om overzicht te houden en prioriteiten te stellen
- Durft verantwoordelijkheid te nemen en zaken aan te spreken wanneer dat nodig is
- Engelse taalvaardigheid
Praktisch
- Je werkt zelfstandig maar valt onder een directielid.
- Je komt terecht in een team met engineers die bouwen aan slimme oplossingen.
- Er is ruimte om mee te denken, nieuwe ideeën uit te proberen en jezelf verder te ontwikkelen.
- De organisatie groeit snel, wat zorgt voor dynamiek en technische uitdaging.
- De afdeling bestaat uit ongeveer 50 engineers die in verschillende teams werken, elk met een eigen focus.
- Veel van het werk zit op het snijvlak van IoT, domotica en slimme technologie.
- De sfeer is informeel, met ruimte voor humor en gezelligheid.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.