Contractbeheerder

Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van de I&A-afdeling, zodat:

• contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is;
• duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betreffende contracten;
• contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten waarvoor in het vierde kwartaal actie nodig is;
• financiële en contractuele informatie waar mogelijk op elkaar aansluit;
• openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn;
• een overdraagbare basis ontstaat voor de structurele inrichting van contractbeheer.

Werkzaamheden.

• Contractgegevens controleren en actualiseren
• Contracten registreren in een beheersysteem
• Informatie bij interne betrokkenen en leveranciers opvragen
• Financiële en contractuele gegevens vergelijken
• Aflopende contracten signaleren
• Besluitvorming voorbereiden
• Openstaande contractzaken behandelen
• Rapportages/overzichten opstellen
• Inventariseren en controleren van relevante contracten en contractgegevens
• Aanvullen en corrigeren van ontbrekende of onjuiste gegevens in de contractregistratie
• Vaststellen en verwerken van contracteigenaarschap
• Signaleren van ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap ter besluitvorming
• Signaleren van aflopende contracten en voorbereiden van besluitvorming (verlenging, beëindiging, wijziging of vervolgtraject)
• Vergelijken van contractuele en financiële informatie
• Inzichtelijk maken en waar mogelijk oplossen van afwijkingen
• Inventariseren, ordenen en afhandelen van openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken
• Niet-afgeronde werkzaamheden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke
• Documenteren van werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden voor overdracht

Op te leveren resultaten.

• Actuele en betrouwbare contractregistratie: de relevante I&A-contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd. Ontbrekende, onjuiste of verouderde gegevens zijn waar mogelijk aangevuld of gecorrigeerd in het beheersysteem. Resterende afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.
• Inzicht in contracteigenaarschap: per contract is vastgesteld of een contracteigenaar bekend en geregistreerd is. Ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd en voorgelegd aan de organisatie voor besluitvorming. Vastgesteld eigenaarschap wordt verwerkt in de contractregistratie.
• Aansluiting contractuele en financiële informatie: relevante contractbedragen, financiële verplichtingen en beschikbare factuurinformatie worden gebruikt om de contractregistratie te controleren. Geconstateerde afwijkingen, ontbrekende verplichtingen of andere onduidelijkheden worden inzichtelijk gemaakt en waar mogelijk opgelost.
• Opschonen bestaande werkvoorraad: openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken, waaronder de werkvoorraad uit de I&A-mailbox, worden geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld. Niet-afgeronde werkzaamheden worden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
• Overdracht en borging: de gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden worden vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd. Hiermee ontstaat een basis om de structurele verantwoordelijkheden voor contractadministratie en contractbeheer vervolgens op de juiste plaats in de organisatie te beleggen.

Afbakening. De opdracht is gericht op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluitvorming over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen.

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement
• Ervaring met het analyseren en structureren van contractportefeuilles
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico's, KPI's en SLA's
• Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement
• Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie
• Het vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen

• Ervaring met het werken bij een vergelijkbare werkorganisatie en/ of gemeente
• Bekend met een beheersysteem
• Is in staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal

Competenties.

• Secuur
• Proactief
• Analytisch
• Samenwerken
• Communicatief sterk