Voor een organisatie in de verzekeringssector zoeken we een Executive Assistant. Deze rol biedt operationele en organisatorische ondersteuning aan managementteams en diverse belanghebbenden, in het kader van een transitie binnen de afdeling Governance. Het betreft een tijdelijke opdracht in een veeleisende omgeving waar vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid essentieel zijn, met veel blootstelling aan contactpersonen op hoog niveau.
Wat je doet
Als Executive Assistant zorg je voor de administratieve en organisatorische werking van de afdeling. Je fungeert als rechterhand van de managementteams en garandeert een vlotte communicatie, coördinatie van activiteiten en opvolging van strategische dossiers. Deze rol is gericht op een ervaren profiel dat kan functioneren in een gestructureerde omgeving en gewend is om met gevoelige en vertrouwelijke informatie om te gaan.
Administratieve en organisatorische ondersteuning.
- Organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen en diverse comités.
- Beheren van complexe agenda's en opvolgen van prioriteiten.
- Voorbereiden van agenda's, presentaties, rapporten en documenten voor vergaderingen.
- Opstellen van notulen en opvolgen van besloten acties.
- Organiseren van zakenreizen en bijbehorende logistiek indien nodig.
Documentbeheer en vertrouwelijke gegevens.
- Zorgen voor het beheer, de classificatie en archivering van gevoelige documenten.
- Coördineren van de informatiestroom tussen verschillende interne en externe belanghebbenden.
- Updaten van administratieve dossiers en rapportages.
- Deelnemen aan de voorbereiding van contracten, presentaties en andere strategische documenten.
Coördinatie en beheer van belanghebbenden.
- Fungeren als een bevoorrecht contactpunt voor managementteams, klanten en externe partners.
- Zorgen voor de liaison met verschillende afdelingen om een effectieve opvolging van dossiers te garanderen.
- Toezien op de naleving van deadlines en de correcte uitvoering van overeengekomen acties.
- Transversale ondersteuning bieden bij diverse strategische projecten en initiatieven.
Optimalisatie en continue verbetering.
- Bijdragen aan de verbetering van administratieve processen en werkmethoden.
- Een hoog niveau van kwaliteit, discretie en professionaliteit garanderen bij de uitvoering van taken.
- Actief deelnemen aan de structurering en operationele efficiëntie van de afdeling.
Wat ze vragen
- Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant, Directieassistent, Office Manager of in een vergelijkbare functie.
- Ervaring in de financiële dienstverlening, verzekeringssector, consultancy of een corporate omgeving is een pluspunt.
- Gewend aan het verwerken van vertrouwelijke en gevoelige gegevens.
- Een juridische opleiding is niet vereist.
- Uitstekende organisatievaardigheden en het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.
- Uitstekende schriftelijke en interpersoonlijke vaardigheden.
- Autonoom, proactief en oplossingsgericht.
- Comfortabel in communicatie met contactpersonen op hoog niveau.
- Discretie, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidsgevoel zijn belangrijke kwaliteiten.
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en een goed niveau van Frans en Engels.
Praktisch
- Een freelance opdracht in een erkende en stimulerende professionele omgeving.
- Directe samenwerking met managementteams en strategische contactpersonen.
- Een gevarieerde functie die coördinatie, uitvoerende ondersteuning en administratief beheer combineert.
- Een organisatie met een menselijke maat die autonomie en initiatief bevordert.
- Een tijdelijke opdracht met mogelijkheid tot verlenging, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.