Binnen het team Finance & Control van een faculteit werkt het projectcontrolteam aan de financiële beheersing van onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door diverse externe subsidieverstrekkers. Het team bestaat uit projectcontrollers en projectadministrateurs. Als projectadministrateur werk je nauw samen met de projectcontrollers en je collega-projectadministrateur in een omgeving waarin nauwkeurigheid, samenwerking en kwaliteit centraal staan.
Wat je doet
Als projectadministrateur ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve ondersteuning van onderzoeksprojecten. Je zorgt voor een correcte, tijdige en volledige verwerking van financiële en administratieve gegevens en ondersteunt daarmee de projectcontrollers in hun werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen binnen het projectcontrolproces.
Je werkt zelfstandig aan de administratie van verschillende onderzoeksprojecten en stemt hierover regelmatig af met projectcontrollers en andere betrokken collega's. Je signaleert wanneer informatie ontbreekt of niet klopt, onderneemt actie en zorgt ervoor dat zaken tijdig worden opgevolgd. Daarnaast draag je bij aan een eenduidige werkwijze en denk je actief mee over het verbeteren en efficiënter maken van administratieve processen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Inrichten en bijhouden van project- en stamgegevens in het financiële systeem.
- Verwerken van budgetwijzigingen en administratieve mutaties.
- Aanmaken en verwerken van externe facturen.
- Beheren van projectdossiers en zorgen voor een complete en correcte digitale archivering.
- Controleren van urenregistraties, declaraties en facturen op juistheid en volledigheid.
- Bewaken van deadlines en opvolgen van ontbrekende informatie of afwijkingen.
- Ondersteunen bij diverse rapportages en projectverantwoordingen.
- Ondersteunen bij en, in overleg met de projectcontrollers, coördineren van audits.
- Bijdragen aan het verbeteren, uniformeren en borgen van administratieve processen en werkinstructies.
Je hebt daarbij veel contact met de projectcontrollers. Waar zij zich steeds meer richten op financiële analyse, sturing en advisering, zorg jij voor een solide administratieve basis. Zo vullen jullie elkaar aan en vormen jullie samen een belangrijke schakel in de financiële ondersteuning van het wetenschappelijk onderzoek binnen de faculteit.
Wat ze vragen
Je houdt ervan dat zaken kloppen. Je bent nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig en krijgt energie van het aanbrengen en bewaken van overzicht. Je voelt je prettig in een rol waarin kwaliteit, betrouwbaarheid en duidelijke afspraken centraal staan. Als iets niet klopt of informatie ontbreekt, signaleer je dat en durft hierop door te vragen. Tegelijkertijd kijk je graag naar het grotere geheel.
Je denkt mee over hoe administratieve processen beter en efficiënter kunnen en vindt het leuk om samen met collega's tot een eenduidige werkwijze te komen.
Profiel
- Minimaal een afgeronde financiële of administratieve mbo-opleiding en mbo+/hbo-werk- en denkniveau.
- Ervaring met administratieve processen, bij voorkeur in een projectomgeving of binnen een financiële administratie.
- Affiniteit met financiële systemen (ERP), Microsoft Office en digitale dossiervorming.
- Een praktische en nuchtere werkhouding en plezier in zorgvuldig en gestructureerd administratief werk.
- Goede communicatieve vaardigheden en een collegiale, samenwerkingsgerichte houding.
- Het vermogen om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en verschillende deadlines te bewaken.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.