Voor een publieke onderwijsinstelling wordt een zeer ervaren en nauwkeurige administratief ondersteuner gezocht om het HR-projectteam tijdelijk te versterken tijdens een omvangrijke reorganisatie. De reorganisatie bevindt zich in een cruciale fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers moet worden verzorgd.
De functie vraagt om iemand die uiterst zorgvuldig, zelfstandig en discreet werkt en ruime ervaring heeft met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en het verzorgen van personeelscommunicatie waarbij grote zorgvuldigheid is vereist.
Wat je doet
- Het administratief voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau
- Het uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word
- Het beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten en het actief signaleren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens
- Het zorgvuldig controleren van de uitkomsten van samenvoegbewerkingen en het waar nodig corrigeren van gegevens of signaleren van afwijkingen
- Het vanuit grote samengevoegde bestanden zorgvuldig opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven
- Het gereedmaken van individuele correspondentie voor verzending en het zorgdragen voor een correcte administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers
- Het controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld
- Het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie
- Het zorgvuldig administreren en bijhouden van de voortgang en de status van verschillende communicatiemomenten
- Het bewaken van deadlines en het tijdig signaleren van eventuele knelpunten
- Het ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie
Profiel
Je bent een ervaren administratief professional die uitblinkt in het zorgvuldig verwerken en controleren van grote hoeveelheden gegevens en vertrouwelijke informatie en een scherp oog heeft voor detail. Je controleert, vergelijkt, signaleert en vraagt door wanneer iets niet klopt. Je bent zorgvuldig, discreet, zelfstandig en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en begrijpt de impact van communicatie op medewerkers.
Je houdt van structuur, controle en overzicht en werkt graag met grote hoeveelheden gegevens en documenten.
Eisen
- Ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten
- Ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten
- Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie
- Zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken
- Ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens
- Ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Een zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines
- Het vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat
Wensen
- Ervaring binnen het hoger onderwijs
- Ervaring met HR-administratie
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.