Office Manager

Als Office Manager ben je de spil van het kantoor en creëer je een fijne sfeer. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en bezoekers en zorgt voor een vlot draaiend kantoor waar mensen zich welkom, geholpen en ondersteund voelen. Je ondersteunt collega's van verschillende afdelingen en draagt bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving. Je bent het organisatorische hart van de locaties en schakelt vlot tussen teams zoals directie, operations, sales, marketing en HR.

Je zorgt ervoor dat alles administratief, praktisch en facilitair professioneel en efficiënt verloopt, creëert structuur en houdt processen op koers. Je neemt zelf verantwoordelijkheid, denkt vooruit en zorgt ervoor dat interne processen, communicatie en kantoorbeheer feilloos verlopen.

• Coördineren van het onthaal, bezoekersbeheer, telefonie en de centrale mailbox.
• Bestellen, beheren en opvolgen van kantoorartikelen en verbruiksgoederen.
• Voorbereiden en beheren van vergaderzalen en bezoekersfaciliteiten.
• Boeken van hotels, restaurants en transport.
• Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
• Ondersteunen bij het organiseren van events en marketing- en communicatieacties.

• A2-diploma (of gelijkwaardig) en bij voorkeur minstens een eerste werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van Office 365 en digitale tools zoals Teams, SharePoint en CRM.
• Communicatief sterk en vlot in Nederlands (C1–C2) en Engels (B2–C1).
• Goede uitdrukkingsvaardigheid in het Frans (B1–B2).
• Sterk georganiseerd, administratief nauwkeurig en gestructureerd.
• Bereid zich sporadisch te verplaatsen tussen de locaties.
• Discreet, integer en betrouwbaar.

• Start op basis van een interimcontract ter vervanging gedurende zwangerschapsverlof.