Executive Assistant

Executive ondersteuning aan de General Manager.

• Beheren en coördineren van de agenda, afspraken en reisarrangementen van de General Manager, en administratieve en logistieke ondersteuning bieden voor bestuurs-, governance- en andere vergaderingen op hoog niveau.
• Anticiperen op de behoeften van de General Manager en zorgen voor passende voorbereiding op aankomende afspraken, vergaderingen en verantwoordelijkheden.
• Bijhouden van bestuurs- en algemene vergaderingskalenders, governance-deadlines, contactlijsten en distributielijsten.

Kantoorbeheer.

• Algemene administratieve ondersteuning bieden aan het secretariaatsteam, inclusief het coördineren van reisarrangementen, het voorbereiden van correspondentie, vergadernotities en presentaties, en het bijhouden van contactgegevens.
• Fungeren als contactpersoon voor kantoorbenodigdheden, dienstverleners, gebouwbeheer en operationele leveranciers.
• Ondersteunen van werkpleklogistiek, inclusief kantoorbenodigdheden, vergaderfaciliteiten, bezoekerscoördinatie en algemene kantooradministratie.
• Beheren van werkplektoewijzingen.
• Ondersteunen van de organisatie van interne evenementen, personeelsvergaderingen en retraites.

Administratieve ondersteuning.

• HR-administratie ondersteuning bieden, inclusief de voorbereiding van maandelijkse salarisinformatie, werving en onboarding, en het bijhouden van personeelsdossiers.
• Ondersteunen van crediteurenadministratie en basis financiële administratie, inclusief het voorbereiden van facturen voor verwerking door uitbestede accountants, het voorbereiden van leveranciersbetalingen en het bijhouden van relevante gegevens.
• Voorbereiden en verwerken van onkostennota's en declaratieverzoeken.
• Archiveren en ophalen van bedrijfsgegevens, documenten en rapporten.

• 3-5 jaar relevante ervaring in een executive assistant, administratieve of office management rol.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en prioriteringsvaardigheden, met het vermogen om meerdere deadlines te beheren.
• Sterke beheersing van Microsoft 365-applicaties.
• Uitstekend geschreven en gesproken Engels; kennis van een andere Europese taal is een pluspunt.
• Hoog niveau van discretie en het vermogen om vertrouwelijke informatie te behandelen.
• Proactieve, servicegerichte en oplossingsgerichte aanpak.
• Vermogen om zowel zelfstandig als samen te werken in een internationale omgeving.

Wat ze bieden.

• Een aantrekkelijk pakket.
• Een dynamische, diverse en multiculturele omgeving in het hart van een kleine internationale organisatie, die directe blootstelling biedt aan senior vertegenwoordigers van Europese ontwikkelingsfinancieringsinstellingen, EU-instellingen en andere belangrijke belanghebbenden.
• De mogelijkheid om nauw samen te werken met een toegewijd team en bij te dragen aan de effectieve werking van een Europees netwerk met een internationaal bereik.