Assistent Verander en Programma Projectmanagement

Verandermanagement ondersteuning.

• Ondersteunen van de beoordeling van de schaal en impact van veranderingen, inclusief de huidige en toekomstige staat, veranderingsbereidheid en de capaciteit van de organisatie om veranderingen op te vangen.
• Bijdragen aan het mede creëren en implementeren van verandermanagementstrategieën en -plannen met de projectmanager, bedrijfssponsor en het projectteam.
• Ondersteunen van stakeholderidentificatie en -analyse, stakeholderbetrokkenheidsactiviteiten en het creëren en effectief functioneren van netwerken voor veranderaars.
• Identificeren en analyseren van risico's voor veranderingsadoptie en potentiële weerstand, en ondersteunen van de ontwikkeling en implementatie van passende mitigatiemaatregelen.
• Bijdragen aan gedetailleerde veranderingsimpactanalyses en bevindingen vertalen naar praktische acties.
• Voorstellen en volgen van indicatoren voor veranderingsadoptie; ondersteunen van rapportage, analyse, feedbackverzameling en opvolgacties.
• Ondersteunen van de ontwikkeling en implementatie van communicatiestrategieën en -plannen, inclusief nieuwsbrieven, enquêtes, presentaties en ander stakeholdermateriaal.
• Ondersteunen van leerbehoefteanalyse en het ontwerp, de coördinatie en implementatie van trainingen en capaciteitsopbouwactiviteiten.

Project- en programmaondersteuning.

• Administratieve en technische ondersteuning bieden in een internationale omgeving voor project- of programmabewaking, voortgangsbewaking, managementrapportage en governance-activiteiten, in lijn met de Agile-leveringsmethodologie van de organisatie, inclusief Lean-Agile (SAFe) praktijken waar van toepassing.
• Coördineren en organiseren van projectactiviteiten, werkstromen en teambijdragen ter ondersteuning van de levering (bijv. digitaliserings- en bedrijfsinitiatieven, en projecten voor regelgevende indiening) binnen overeengekomen tijdlijnen, middelen en budgetten.
• Onderhouden van projectdocumentatie, plannen, actielogboeken, risico- en probleemregisters, resource-informatie, prognoses en andere projectcontroles, zoals toegewezen.
• Ondersteunen van bedrijfsontwerp, vereistenverzameling en procesverbeteringsactiviteiten binnen het relevante gebied.
• Organiseren van projectvergaderingen en workshops en, waar van toepassing, relevante Agile-ceremonies, inclusief agenda's, logistiek, materialen, notulen, beslissingen en opvolgacties.
• Voorbereiden en formatteren van projectbestuur-, stuurgroep- en stakeholdercommunicatie, met behulp van vastgestelde sjablonen en stijlvereisten.
• Ondersteunen van naleving van kwaliteitseisen, formele acceptatie van deliverables, onderhoudsplanning en end-user supportregelingen.
• Assisteren bij de coördinatie van leveranciers en dienstverleners, met behoud van tijdige, transparante en constructieve communicatie.
• Operationele informatie vastleggen en cross-departementale coördinatie ondersteunen om middelen te mobiliseren en projectactiviteiten te implementeren.

Algemene voorwaarden.

• Volledige rechten als burger van een lidstaat van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen.
• Grondige kennis van het Engels (minimaal niveau C1) en een bevredigende kennis van een andere officiële taal van de Europese Unie (minimaal niveau B2).
• Voldoen aan alle verplichtingen opgelegd door toepasselijke wetten betreffende militaire dienst.

Specifieke voorwaarde.

• Een niveau van postsecundair onderwijs, bevestigd door een diploma, of een niveau van secundair onderwijs, bevestigd door een diploma dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs en passende beroepservaring van ten minste drie jaar.

Ervaring.

• Minimaal 3 jaar relevante professionele ervaring passend bij het niveau van de functie. Ervaring moet praktische betrokkenheid bij verandermanagement en/of project- of programmacoördinatie aantonen.
• Ervaring in het coördineren en organiseren van projecten, initiatieven, werkstromen, vergaderingen of workshops.
• Ervaring in het omgaan met interne en/of externe stakeholders.

Vaardigheden en kennis.

• Goede praktische kennis van Microsoft Word, PowerPoint en Excel.
• Vermogen om duidelijke communicatie, presentaties, notulen en rapporten op te stellen en te formatteren.
• Vermogen om werk te organiseren, nauwkeurige gegevens bij te houden en vastgestelde procedures, sjablonen en kwaliteitseisen te volgen.
• Vermogen om informatie logisch te analyseren, problemen te identificeren en bij te dragen aan praktische oplossingen.
• Goede communicatieve vaardigheden, inclusief passende professionele etiquette en het vermogen om berichten aan te passen aan verschillende doelgroepen.

• Een diploma in communicatie, organisatiepsychologie, human resources management, bedrijfskunde, projectmanagement of een gerelateerd vakgebied.
• Ervaring met het voorbereiden van presentaties, nieuwsbrieven of enquêtes, presenteren aan publiek, faciliteren van workshops, coachen of ondersteunen van trainingen, met name ter ondersteuning van veranderingsinitiatieven.
• Ervaring in institutionele, publieke sector, internationale of sterk gereguleerde omgevingen.
• Kennis van PRINCE2, Agile, SAFe of een ander erkend projectleveringskader, inclusief een begrip van Lean-Agile werkwijzen.
• Kennis van projectmanagement- en planningstools, inclusief Microsoft Project of Agile planningstools, zoals Azure DevOps.
• Een relevante professionele certificering in verandermanagement, projectmanagement of Agile levering.
• Ervaring met het ondersteunen van stakeholderbetrokkenheid, verandercommunicatie of de adoptie van nieuwe processen en werkwijzen.
• Vermogen om creatief te denken, nieuwsgierigheid te tonen, nieuwe ideeën te omarmen en proactief kansen te identificeren om processen en werkwijzen te verbeteren.